ESTABLECER HORARIOS DE ANTICIPACIÓN, CONOCER LOS TIEMPOS DE CARGA Y DESCARGA SON LA CLAVE PARA LOGRAR UNA CORRECTA PROGRAMACIÓN DE EMBARQUES.
El gran reto logístico de hoy en día es maximizar la eficiencia de los procesos en logística terrestre, si consideramos que el transporte representa aproximadamente entre un 45% y 65% de los costos y a su vez, el transporte es crucial en la llegada a tiempo de los pedidos, su adecuada planeación se traduce directamente en reducciones de costo y mejora en el servicio.
La administración de pedidos es clave en la gestión del transporte, pero para lograr una correcta entrega de la mercancía es fundamental considerar cada uno de los detalles que interactúan. Recuerda, el proceso de entrega de un pedido está definido en 6 puntos:
- Administración de pedidos
- Consolidación de cargas
- Programación de embarques
- Solicitud de unidades
- Carga física
- Monitoreo de Llegada
Cargar un camión, acomodar la mercancía en el transporte y llevarla a su destino; técnicamente puede sonar muy sencillo, pero antes de adelantarnos a solicitar unidades y cargar los camiones es importante programar el embarque. El grado de dificultad de esta acción es directamente proporcional a los siguientes puntos:
- Ajustados plazos de entrega que exigen los clientes.
- Penalización de errores. En el mejor de los casos, se deberá gestionar como mínimo la devolución y el reenvío de un nuevo embarque, asumiendo todo ese sobrecosto. En otros casos son errores que conllevan penalizaciones económicas.
- La capacidad de carga de nuestro Centro de Distribución (CEDIS). Aún cuando podemos cargar 50 camiones por día, no se pueden cargar todos a la misma hora.
Planificar el embarque es importante para evitar penalizaciones por retrasos en las entregas, así como la insatisfacción del cliente. ¿Cómo realizar este proceso de forma eficaz? ¡Te lo contamos!
1.- Calcular en qué momento se requiere el camión y cuándo debes solicitarlo.
Saber a dónde va la carga es el primer punto a considerar para empezar a hacer un proceso de sumas y restas de tiempos. Identifica cuánto tiempo se invierte para cargar físicamente cada camión, con base en el tipo de mercancía, no es lo mismo a granel que en pallets.
Conoce los tiempos que el transportista tarda en llegar al punto de entrega, considera además los tiempos de carga (incluyendo tiempos de control de acceso y documentación) y tiempos de espera en tu centro de distribución. La suma total de estos tiempos debe ser restada a la hora de entrega del pedido.
Finalmente debes considerar que el transportista necesita saber con anticipación cuándo deberá presentarse a cargar en tu CEDIS de tal forma de cumplir la llegada a tiempo de la unidad. Te recomendamos prever 48 horas de anticipación para viajes foráneos y 24 horas para viajes locales.
Existen herramientas tecnológicas que facilitan el acto de recabar información para generar métricas que permiten conocer los tiempos de recorrido y posibles contratiempos en el tránsito. Conoce cómo Q Track aprovecha el GPS de tu flotilla para optimizar los recursos en logística.
2.- Priorizar la carga.
Identifica cuál es la capacidad de carga de tu CEDIS. Considera no solamente la capacidad global sino la capacidad hora por hora y no olvides identificar en qué horarios o días tienes menos capacidad por cambios de turno o recuento de inventarios, etc.
Utiliza los cálculos del primer paso para identificar en qué horarios tu necesidad de viajes supera tu capacidad de carga. En estos horarios saturados tendrás que tomar decisiones entre si se adelanta el viaje, se retrasa o se busca mayor capacidad de carga.
Identifica cuáles son los embarques más prioritarios. Esta información está relacionada con la flexibilidad del cliente, entiéndase que la flexibilidad no significa retraso, significa que hay entregas por cita o entregas en las que hay una ventana de entrega. Los embarques que tienen cita deberás cargarlos en el horario ideal o antes, mientras que los que son con ventana de entrega los puedes utilizar para cargarlos antes o después, dependiendo de tu capacidad de carga.
Balancear las cargas hora por hora es fundamental para asegurar que nuestro CEDIS pueda cumplir con el plan de cargas y de esta forma no generar retrasos en las entregas ni tampoco esperas innecesarias que impactan los costos y las tarifas de los transportistas.
3.- Solicitar unidades con anticipación.
Existen tres escenarios, el primero es la demanda que habitualmente se presenta normalmente del día 1 al día 20 de cada mes; el segundo son los picos de cada mes, es decir los últimos 10 días del mes; el tercer escenario son las temporadas, en verano los líquidos tienen una mayor demanda mientras que en invierno su tendencia es a la baja.
Definir horarios, anticipar cada punto del proceso y conocer los picos de cada cliente son la clave para prever con anticipación la carga y entrega del pedido. Si no hay una programación anticipada las tarifas de transporte difícilmente serán accesibles, en automático los costos se incrementan y la utilidad disminuye.
La ejecución física de un plan de carga requiere una previa planeación e identificación de los tiempos y movimientos destinados para realizar esta actividad. Utilizar herramientas para habilitar este proceso, nos ayuda a automatizar gran parte de esta actividad, haciéndola más rápida y efectiva.
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