Cuando esta empresa farmacéutica llegó a Q Solutions, su operación logística dependía de procesos completamente manuales. La gestión de pedidos se realizaba desde múltiples hojas de Excel, archivos PDF, correos electrónicos e incluso mensajes de WhatsApp. Esto dificultaba tener una visión clara del estado de cada orden. La información se encontraba descentralizada entre diferentes áreas. Era común que el seguimiento de los pedidos dependiera del conocimiento de cada colaborador.
Identificar qué órdenes estaban listas para surtir, cuáles faltaban por programar o cuáles ya habían sido entregadas requería una revisión manual constante.
El proceso de ruteo representaba otro gran desafío. Cada día era necesario seleccionar uno por uno los pedidos que debían enviarse y construir las rutas manualmente. Incluso se imprimían hojas que posteriormente se agrupaban físicamente para formar cada ruta de distribución. Esto hacía que la planeación fuera lenta, dependiera de la experiencia del ruteador, y estuviera expuesta a errores operativos.
Además, la recuperación de evidencias de entrega podía tardar días, ya que dependía del momento en que cada transportista devolvía la documentación física. Esto demoraba la facturación de los transportistas y afectaba su flujo de caja.
La transformación
Q Solutions inició un proyecto integral para digitalizar y automatizar la operación mediante la implementación de sus soluciones OMS y TMS. Con el OMS se automatizaron plataformas de e- commerce. También la recepción de pedidos provenientes de los principales clientes y plataformas comerciales. Esto eliminó gran
parte de la captura manual. Los pedidos comenzaron a integrarse automáticamente al sistema. Se validaba la información y se mantenía una sola fuente confiable de datos centralizados.
Posteriormente, con el TMS, el proceso de planeación cambió por completo. La demanda de pedidos se transformó automáticamente en viajes. Esto permitió optimizar rutas, mejorar la ocupación de las unidades y generar toda la documentación necesaria para la distribución desde una sola plataforma.
La operación dejó de depender de múltiples archivos y procesos aislados. Ahora cuenta con una planeación estructurada, automatizada y con la flexibilidad necesaria para realizar ajustes únicamente cuando existen casos especiales.
La implementación de QMobile permitió digitalizar la evidencia de entrega (ePOD) para más de cien operadores y transportistas. Esto aceleró significativamente la recuperación de evidencias y mejoró la trazabilidad de cada entrega.
Evolución que continúa
Conforme crecieron las necesidades del negocio, la solución evolucionó junto con la operación. Se integró el e-commerce con múltiples plataformas. También se dio visibilidad al cliente final sobre el estado de su pedido. Se agregaron funcionalidades para Carta Porte y Aviso Anticipado de Envío (ASN). Después incorporamos nuevos procesos adicionales que permitieron mantener una plataforma preparada para acompañar el crecimiento de la empresa.
Posteriormente integramos nuevas divisiones de negocio y procesos adicionales que permitieron mantener una plataforma preparada para acompañar el crecimiento de la empresa.
Hoy, la operación cuenta con un proceso mucho más controlado, automatizado y eficiente. Esto genera ahorros significativos. La información de pedidos se encuentra centralizada. Existe trazabilidad completa de cada orden. El proceso de ruteo es considerablemente más ágil. La recuperación de evidencias ocurre en tiempo real.
Q Solutions demostró no solo lograr resultados reales. También se volvió un verdadero aliado para la mejora continua del negocio. Con el paso de los años, la solución ha seguido evolucionando al mismo ritmo que las necesidades de la empresa. Ha incorporado nuevas funcionalidades, automatizado más procesos y acompañado el crecimiento de la operación. Ese es precisamente el objetivo de una transformación digital. Construir una plataforma capaz de resolver los retos de hoy. Sin convertirse en una limitante para los retos de mañana.
