Puntos clave para asegurar esta épica tarea.
La tarea de conseguir transporte para mover nuestra carga en el día a día se ha transformado en un tema operativo y dinámico a pesar de ser una “compra”, pasando a una gestión por parte del área de logística, asistida y soportada por procesos y negociaciones del área de abastecimientos.
Es una relación cliente–proveedor (logística–abastecimiento) totalmente bilateral y cíclica, por lo cual es crítica la colaboración al servicio del negocio.
Como sabemos, en el proceso de Load Tendering elegimos para cada viaje si iremos con flota propia/dedicada o si será mejor buscar un transportista spot y cuál; sin embargo, después del trabajo de seleccionar cuál sería “el mejor”, solemos depender entonces de que nos confirmen.
En este artículo repasaremos puntos clave que atienden la, en ocasiones épica, tarea de conseguir transporte.
Factores que influyen la aceptación del viaje
La probabilidad con que los transportistas puedan confirmar los viajes de un cliente depende de varias cosas. A continuación describimos las 4 más importantes:
1. Anticipación de la solicitud:
Todos hemos vivido el estrés de recibir pedidos para ayer, es decir, cuyo tiempo de procesamiento (lead time) es mayor que el de la fecha que lo requiere el cliente. Ante estas situaciones vamos con el cliente y negociamos, hacemos ver las variables por las cuales flexibilizar sus solicitudes nos beneficiaría a todos y típicamente tratamos de estirar las vigencias lo máximo posible, aunque en algunos casos no lo logramos y quedamos con flujo tenso, pero al menos ya razonable.
Cuando somos clientes, nos olvidamos que nos gustaría tener la mayor anticipación y visibilidad posible, y a veces aplicamos la misma a un proveedor (transportista en este caso), pidiéndole un servicio para ya, a pesar que en mayor o menor medida, esto es una variable controlable de nuestro negocio.
Al igual que nosotros, la anticipación de una solicitud le permitirá al transportista algunos puntos que nos beneficiarán a todos: tendrá menos camiones apartados y podrá comprometernos uno, tendrá más oportunidad de coordinar algún regreso con carga sabiendo nuestra fecha de viaje, programará mantenimiento en caso de ser necesario, etc.
Este punto depende directamente de la programación de embarques.
2. Estacionalidad:
Existen temporadas mucho más complicadas para conseguir transporte y se acentúan más o menos según el caso de nuestro negocio: fin de año, fin de mes, fechas especiales e incluso semanal. Con eventuales ajustes en procesos a partir de la información adecuada, el efecto de rechazos de viajes por estacionalidad puede influirse a la baja.
3. Tramo de la carga (origen – destino – km):
Es una variable que está mayormente fuera de nuestro control pues atiende más a la demanda de nuestros clientes, sin embargo por la misma razón resalta mucho más la importancia de las variables que sí podemos controlar más, entre ellas: visibilidad de viajes con mayor anticipación y negociación de tarifas atractivas según el tramo del viaje e incluso previsión de volumen por día–semana, a través de la colaboración previamente mencionada de logística–abastecimiento.
4. El trato a nuestros proveedores:
Por último, pero no menos importante, es crítico que en nuestra cancha le demos un buen servicio a nuestros proveedores, cumpliendo razonablemente sus citas de carga-descarga en nuestras plantas y Cedis, tanto en inicio como fin. Un proveedor que citamos a una hora y atendemos varias horas después consistentemente, nos dará servicio mientras lo necesite pero preferirá realizar el viaje de otro cliente cada vez que tenga oportunidad, aún cuando otro cliente le pague menos pues tendrá menos costo de oportunidad. Además el transportista incluirá estos tiempos para conformar sus tarifas y entonces, aún cuando pensamos que no estamos pagando estadías, las mismas están implícitas.
Por otro lado, cuando no estén en nuestra cancha pero sí de nuestros clientes, atender a nuestros transportistas para promover que su descarga sea más efectiva hará que naturalmente tenga más ganas de hacer viajes para nosotros.
El monitoreo de este tema requiere de información de tiempos de carga y descarga, la cuál puede ser centralizada en una plataforma de Tracking.
¿Cuál elijo? ¿Por tarifa? ¿Por servicio?
¿Cuándo uso mis dedicados?
Nuestras decisiones suelen estar orientadas por costo, pero no siempre contemplan el costo total del negocio, lo cual encima a veces es potenciado por organigramas y centros de costos en silos: “ese costo no es mío (y no me importa)”.
Buscamos ahorrar unos pesos en un viaje mirando las tarifas de los transportistas, dejando fuera de la ecuación elementos como si el transportista tiene un historial de rechazos con ese tipo de entregas, si otro transportista me cargó adicionales en la factura, si el transportista no tiene experiencia con la documentación que solicita ese cliente, etc.
Adicional, en casos donde contamos con flota propia y/o dedicada, debemos entender cuándo y dónde nos conviene usar esos camiones, sabiendo que por un lado los tenemos disponibles pero nuestra misión es maximizar su productividad. Incluso hay casos donde la razón de contratar flota dedicada es poder atender bomberazos por un deficiente proceso de Load Tendering.
La elección de flota propia, dedicada o spot es una tarea complicada y dependiente de la temporada, de los destinos e incluso de los clientes.
¿Cómo me comunico con mis transportistas?
El Load Tendering suele tener 2 tipos de acercamiento entre dadores de carga y transportistas:
1. Subasta inversa: Publico en una plataforma los viajes que requiero realizar, para que los vean todos los transportistas de mi catálogo. Más tarde valido quiénes lo han aceptado y con qué tarifa, para de ellos elegir “el mejor” transportista para cada viaje.
2. Oferta hacia el transportista: Las tarifas que abastecimientos provee y la capacidad del transportista, se cruzan de forma masiva con los viajes pendientes para elegir “el mejor” para cada uno y se publican a los transportistas para que confirmen o rechacen. En caso de rechazo se repite el proceso con la siguiente mejor opción.
En ambos casos, tener un enlace formal con los transportistas con una plataforma de Load Tendering se transforma en un puente útil para darle mayor visibilidad e incluso adicionalmente gestionar privilegios de acceso a información de utilidad como hoy ocurre con los datos para la Carta Porte.
Puede parecer muy básico, pero cuando utilizamos mecanismos informales (mail, teléfono, mensajería instantánea) es muy fácil generar confusión que termina en viajes sin un camión, fletes en falso, mayores esperas o hasta 2 camiones para el mismo viaje, por ejemplo.
Acorde a las necesidades de tu negocio, Q Solutions puede atender las variantes para habilitar la comunicación formal con transportistas e incluso adaptar eventuales variantes.
Nuestra solución de TMS (Q Transport) además te ayudará optimizar tu operación y asegurar transporte para tus viajes.
