¡TMS – SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE!

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¿Qué es realmente? ¡Sus beneficios y cómo sacarle jugo!

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Antecedentes

Hoy en día es muy común escuchar sobre la implementación de sistemas que ayuden a facilitar y automatizar las actividades logísticas, automatización de order entry y administración de órdenes (OMS), planeación, ejecución, visibilidad End to End, etc.

Cuando de transporte se trata, sin importar exactamente si hablas de la planeación, el seguimiento, la selección y compra de transporte o la administración de flota, todo el mundo te sugiere un TMS, pero, ¿qué es exactamente?

Es fácil confundirse cuando hoy en día existen tantas soluciones en el mercado para cada caso en particular, lo importante es identificar exactamente qué es lo que el negocio necesita y enfocarse en la correcta implementación del sistema.

Adicional a lo antes mencionado, hay casos en el mercado donde piden un TMS para el control de la flota, para la administración de los operadores, para instalar dispositivos GPS, etc., pero, aunque podrían caer dentro de una definición general de “administración del transporte”, nos enfocaremos únicamente en los siguientes puntos y dejaremos este otro tipo de habilitadores para otro capítulo.

Definición:

Un TMS (Transportation Management System, por sus siglas en inglés), suele ser utilizado para las siguientes actividades:

1. Automatización y optimización de la creación de viajes sin dejar a un lado la planificación horaria.

2. Selección de la mejor unidad (en términos de costo y espacio) a utilizar.

3. Comparación y selección del mejor proveedor para realizar el viaje.

4. Seguimiento en tiempo real durante la ejecución del viaje.

Sin embargo, puede haber soluciones en el mercado enfocadas a cubrir solamente alguna de las necesidades anteriores o, que tienen varias de estas pero cubren de forma parcial las necesidades que realmente necesitamos.

Es de misión crítica detectar qué es lo que realmente necesita la operación en el corto, mediano y largo plazo y asegurarse de que el sistema solucionará y mejorará los procesos actuales. Decidir únicamente porque es el TMS de moda o es una empresa de reconocimiento mundial, no necesariamente resolverá nuestros problemas.

La importancia de un TMS:

¿Qué TMS realmente me conviene?

Aunque podríamos generalizar que en términos de traslado de mercancías todas las operaciones son muy similares (a excepción de ciertos casos que requieren servicios especializados), cada operación es distinta, cada empresa cuenta hoy en día con sus propios sistemas, ya sean desarrollos in-house o paquetes de software de terceros, la forma de procesar información, los procesos internos, el cómo se le da tratamiento a los pedidos de los clientes, cómo se asigna el inventario, a partir de qué momento inicio la planificación de viajes, cómo selecciono los vehículos, cuál es el proceso de compra de transporte o administración de flota propia, cuáles son los canales de distribución, etc., hacen que la labor de entrega de mercancías en todas sus variantes sea de las actividades más importantes en cuánto llegar al mercado se refiere.

Sin considerar el tipo de envío que vayamos a realizar, es importante siempre tener en cuenta que una parte importante de los costos de muchos productos son precisamente los costos del transporte, por lo que contar con “La herramienta” correcta se vuelve clave en el día a día operativo.

En línea con lo que ya hemos venido comentando, el saber claramente qué es lo que la organización necesita y tener claro si el TMS por adquirir cubre al menos un 90 % de mis principales necesidades, es fundamental. De otra forma tendremos malas experiencias durante la implementación y terminaremos realizando una parte significativa del trabajo en archivos de Excel y forma manual y rudimentaria, de forma tal que seguiremos poniendo en riesgo las entregas de mercancías y el servicio a nuestros clientes, sin mencionar el costo adicional que esto representa. En caso de necesitar requerimientos particulares para que el sistema se puede adaptar a nuestra operación, es importante seleccionar un proveedor que tenga la capacidad y velocidad de respuesta necesaria para desarrollar dichas funcionalidades como parte de la implementación del sistema.

Principales funcionalidades:

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A continuación, se enlistan una serie de funcionalidades que son básicas para cualquier TMS que se desee implementar:

  • Recepción de órdenes, pedidos o volumen a procesar, preferiblemente de forma automática y sin re procesos manuales.
  • Generación masiva de viajes considerando como mínimo:
    1. Capacidades/tiempos de preparación y carga, considerando distintos tipos de vehículos.
    2. Optimización de vehículos en cuánto a selección de costos y capacidades, asegurando su máximo uso en cuanto a restricciones de pesos y dimensiones, consolidando la mayor cantidad de carga posible.
    3. Correcta programación de embarques, es decir, el plan de viajes (directos o multi-parada) a realizar con horarios de salida, tiempos de tránsito, horarios permitidos de llegada (por cita o ventanas de atención) y entrega a cliente.
    4. Solicitud/confirmación de unidades, es decir, un proceso de tendering de transporte, que, aunque no aplica necesariamente para todas las empresas, es crítico a la hora de buscar y negociar la disponibilidad del transporte.
    5. Visualización del plan y su avance durante el día (tracking en tiempo real).
    6. KPI’s clave del proceso, así como el uso de la información en pro de las operaciones.
    7. Versatilidad en la comunicación con otros sistemas, etc. etc.
    8. Control de pagos, es decir determinar el monto exacto que se le deba pagar a los terceros por un servicio realizado incluyendo cargos adicionales con workflow para autorización de tarifas.

¿Cuáles son los principales beneficios de un TMS?

Finalmente, visto desde un punto de vista financiero, la implementación de un sistema como un TMS, de acuerdo a investigaciones de mercados realizadas, representa ahorros estimados del 8%* en el transporte, generando un ROI muy atractivo que hace que la implementación del proyecto sea todo un éxito. En nuestra experiencia podemos decir que el porcentaje ronda más entre un 5 y 12 % de ahorros.

Estos ahorros vienen dados principalmente por la mejora en alguno o varios de los procesos que se mencionan a continuación:

  • Automatización en los procesos implicados generando mayor tiempo disponible para el análisis de la información que para la captura de la misma.
  • Mejor sincronización de procesos desde la preparación de la carga hasta la llegada al cliente
  • Optimización en el llenado/carga de unidades
  • Mejorar la eficiencia de proceso de embarque:

o Reducción de tiempos de carga

o Mejor utilización de andenes

o Menos kilómetros vacíos

o Circuitos dinámicos

o Cumplimiento a citas y ventanas de entrega

o Incremento de llegadas a tiempo

  • Reducir costos tanto en utilización de la flota como en la selección del mejor proveedor o la mejor utilización de la flota dedicada
  • Detección de áreas de oportunidad mediante la comparación de datos planeados vs reales (KPI’s)
  • Fácil replaneación ante contingencias y prioridades
  • Control de pagos al transporte, etc. etc.

Adicionalmente, también existen algunos otros beneficios menos tangibles que conlleva la puesta en productivo del sistema:

  • Asegurar la satisfacción del cliente
  • Mejora en el nivel de servicio
  • Visibilidad durante todo el proceso de planeación y ejecución
  • Información disponible de forma inmediata
  • Mejorar la comunicación entre las áreas de la empresa
  • Facilitar la toma de decisiones
  • Mayor control sobre el riesgo, etc. etc.

¿Cómo saber si lo necesito?

Para poder resolver esta duda, es importante hacernos una serie de preguntas adicionales que nos servirán como guía para saber si la operación necesita algún habilitador tecnológico como lo es un TMS:

  • ¿Qué tiempo tardo hoy en día en atender una orden?

¿Es crítico para el cliente procesarlas más rápido y dar un mejor servicio?

  • ¿De qué tamaño es mi operación?

¿El tamaño de la operación cada vez es más grande y sobre pasa la capacidad actual ocasionando que cada vez contrate más personal operativo?

  • ¿Cuánto tiempo invierto a la planeación de viajes?
  • ¿De cuánta gente depende hoy en día el proceso?

¿Tengo toda la información crítica para el negocio correctamente dada de alta en algún sistema o base de datos que garanticen la continuidad del negocio de forma correcta? ¿O esta dispersa en múltiples archivos y en la cabeza de mi equipo operativo?

  • ¿En cuántos sistemas tengo la información para procesar 1 viaje?

¿Son realmente necesarios?

  • ¿Cuáles son los indicadores por los que hoy en día se decide generar 1 viaje?

¿Estoy aprovechando al 100% la ocupación en términos de peso, volumen, pallets, etc.?

¿Tengo claramente definidos los criterios de envío de unidades vs el costo?

  • ¿Tengo las herramientas necesarias que me brindan la visibilidad suficiente para siempre aprovechar las unidades?
  • ¿Utilizo correctamente el uso de flota dedicada vs SPOT?
  • ¿Tengo la visibilidad hasta la entrega de mercancías al cliente?
  • ¿Planeo mis rutas lo más apegado posible a la realidad operativa?

Si respondiste afirmativamente a varias de las preguntas o las respuestas no son lo que realmente te gustaría que fueran para brindar un mejor servicio, muy probablemente es tiempo de pensar en la adquisición de un TMS.

Q Solutions cuenta con una gran experiencia en la implementación de sistemas que sin duda será de gran ayuda para la implementación exitosa de un TMS (Q Transport) que te ayudará optimizar tu operación y asegurar transporte para tus viajes.

Artículos relacionados:

* https://www.arcweb.com/sites/default/files/Documents/study-brochures/study-transportation-management-systems.pdf

* https://www.techtarget.com/searcherp/definition/transportation-management-system-TMS#:~:text=Shippers%20and%20carriers%20are%20the,major%20users%20of%20TMS%20software.

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